Une dépense sans facture ou sans ticket, c'est une relance à faire, un mail qui se perd et une clôture qui traîne. Depuis Okimia, vous demandez le justificatif directement au collaborateur concerné, et il le dépose sur la transaction en quelques secondes.
Avant de commencer
Pour demander un justificatif, vous devez avoir le droit de vérifier les transactions (profil finance ou comptable).
Le collaborateur sollicité doit être membre actif de votre espace Okimia.
Faire la demande
Étape 1 : repérer les transactions sans justificatif
Dans vos Transactions, filtrez les opérations dont le justificatif est manquant.
Étape 2 : envoyer la demande
Sélectionnez une ou plusieurs transactions, choisissez le collaborateur à solliciter et ajoutez si besoin un commentaire (par exemple « Merci de joindre la facture du restaurant du 12/10 »).
💡 Regroupez les transactions d'une même personne dans une seule demande : le collaborateur reçoit une seule notification pour toutes.
Côté collaborateur : déposer le justificatif
Le collaborateur reçoit une notification dans Okimia avec votre commentaire et le nombre de transactions concernées. Il lui suffit d'ouvrir chaque transaction et d'y joindre la facture ou le ticket (photo ou PDF), ou d'associer une facture déjà existante.
Okimia lit automatiquement le document déposé (montant, date, fournisseur, TVA) pour faciliter votre vérification.
Suivre les demandes
Dès qu'un justificatif est déposé, vous êtes notifié et la demande se clôture automatiquement.
Vous pouvez annuler une demande en cours si elle n'est plus nécessaire.
Il vous reste à vérifier la transaction, puis à accepter ou refuser le document reçu.
Pas de justificatif possible ?
Certaines opérations n'en ont pas besoin (frais bancaires, virements internes…) ou le document est définitivement perdu. Vous pouvez alors marquer le justificatif comme non nécessaire ou perdu, avec une note explicative. La transaction sort ainsi de la liste des justificatifs manquants.
Questions fréquentes
Le porteur d'une carte peut-il justifier ses propres dépenses sans attendre une demande ?
Oui. Chaque porteur peut joindre ses justificatifs à ses paiements par carte à tout moment.
Les justificatifs manquent toujours, que faire ?
Un gestionnaire de cartes peut bloquer la carte concernée avec le motif « justificatifs manquants ». Le porteur en est informé par e-mail. Voir Comment fonctionnent les cartes de paiement Okimia ?