Avec les cartes Okimia, vous équipez vos collaborateurs de cartes de paiement rattachées à votre compte, vous fixez leurs plafonds et vous suivez chaque dépense en temps réel, au même endroit que votre trésorerie.
Avant de commencer
Votre compte de paiement Okimia doit être ouvert. Les cartes sont adossées à ce compte.
Deux profils existent :
les gestionnaires de cartes créent les cartes, fixent les plafonds, valident les demandes et peuvent bloquer n'importe quelle carte ;
les porteurs consultent et gèrent leur propre carte, et peuvent faire des demandes à un gestionnaire.
Les opérations sensibles (création d'une carte, affichage des numéros, code PIN) sont confirmées par un code reçu par SMS.
Les deux types de cartes
Carte personnelle : nominative, au nom d'un collaborateur. Elle est créée en version virtuelle et peut ensuite être commandée en version physique. Un collaborateur dispose d'une carte personnelle active par société.
Carte flexible : non nominative, idéale pour un budget partagé (abonnements logiciels, achats d'une équipe…). Vous désignez un collaborateur référent qui recevra les demandes de validation des paiements en ligne.
Créer une carte (gestionnaire)
Étape 1 : choisir le type de carte
Depuis la page Cartes, créez une nouvelle carte, choisissez son type et donnez-lui un nom (par exemple « Abonnements marketing »).
Étape 2 : définir les plafonds
Chaque carte possède :
un plafond de dépenses sur une période : journalier, hebdomadaire, mensuel ou total ;
un plafond par transaction, qui ne peut pas dépasser le plafond de dépenses.
Des plafonds par défaut sont proposés : vous pouvez les ajuster à tout moment.
Étape 3 : confirmer
Saisissez le code reçu par SMS. La carte est immédiatement active.
Demander une carte ou un plafond plus élevé (collaborateur)
Vous n'êtes pas gestionnaire ? Vous pouvez demander une nouvelle carte ou une augmentation de plafond en choisissant le gestionnaire à qui adresser la demande. Celui-ci est prévenu par e-mail, peut accepter, refuser ou ajuster le montant, et vous êtes informé de sa décision.
Utiliser et gérer sa carte
Voir les informations de la carte (numéro, date d'expiration, cryptogramme) pour payer en ligne.
Ajouter la carte à Apple Pay ou Google Pay (cartes personnelles).
Commander la carte physique : choisissez votre code PIN à 4 chiffres et l'adresse de livraison. Les codes trop simples (1234, 0000…) sont refusés.
Consulter ou modifier le code PIN.
Valider un paiement en ligne
Lorsqu'un site marchand demande une authentification forte (3D Secure), vous recevez une notification dans Okimia avec le montant et le nom du marchand. Validez-la avec le code reçu par SMS, ou refusez-la si vous ne reconnaissez pas l'opération.
Bloquer, débloquer ou résilier une carte
Bloquer : la carte est refusée en paiement jusqu'à son déblocage. Utile en cas de perte, de doute ou de justificatifs manquants. Le gestionnaire peut ajouter un motif, transmis au porteur par e-mail.
Débloquer : le porteur peut débloquer une carte qu'il a lui-même bloquée. Une carte bloquée par un gestionnaire ne peut être débloquée que par un gestionnaire.
Résilier : la carte est définitivement désactivée et rejoint les cartes archivées.
⚠️ Carte perdue ou volée ? Bloquez-la immédiatement depuis Okimia, puis contactez le support.
Suivre les dépenses
Les paiements par carte apparaissent dans vos Transactions, rattachés à la carte utilisée, et s'intègrent à votre suivi de trésorerie comme toute autre opération. Pensez à y joindre vos justificatifs : voir Comment demander un justificatif à un collaborateur ?
Questions fréquentes
Pourquoi mon paiement a-t-il été refusé ?
Vérifiez que la carte est active et que le montant respecte le plafond de dépenses et le plafond par transaction. Si besoin, demandez une augmentation de plafond à votre gestionnaire.
Je ne peux pas demander de carte, pourquoi ?
Si vous êtes déjà gestionnaire de cartes, vous créez directement la carte, sans passer par une demande. Une seule demande en attente est possible à la fois.
Je ne reçois pas le code SMS.
Vérifiez le numéro de téléphone de votre profil. Le code est valable 15 minutes ; après plusieurs envois, patientez quelques minutes avant de réessayer.