Catégoriser ses transactions est indispensable pour suivre sa trésorerie et construire un prévisionnel fiable. L'assistant de catégorisation IA vous fait gagner l'essentiel du temps : il repère les dépenses et recettes qui reviennent, vous pose quelques questions sur votre activité, puis vous propose un plan de catégorisation que vous validez en un clic.
L'assistant propose, vous décidez : rien ne change sans votre accord.
Où trouver l'assistant ?
Rendez-vous dans l'onglet Transactions. Vous pouvez lancer l'assistant :
depuis le bandeau « N transactions non catégorisées », en cliquant sur
Catégoriser avec l'assistant;à tout moment depuis le bouton
✨ Catégorisation IA, en bas de la liste des transactions.
Lors de votre première visite sur la page Transactions après la configuration de votre compte, l'assistant s'ouvre automatiquement.
💡 Si le bouton est grisé avec le message « Analyse indisponible », c'est que votre historique est encore trop limité pour proposer des catégories fiables. Réessayez une fois que de nouvelles transactions auront été synchronisées.
Étape 1 : votre plan de catégories
Si c'est votre première utilisation, l'assistant vous demande si vous utilisez déjà un plan de catégories personnalisé :
Oui, j'ai déjà mon plan : vous pouvez l'importer depuis un fichier, ou copier l'arborescence d'une autre de vos sociétés. Il sera repris tel quel.
Non, partez de zéro : l'assistant construira des catégories à partir de votre activité réelle.
Si vous avez déjà des catégories et des règles, elles sont conservées : l'assistant se contentera de proposer des ajustements.
Cliquez ensuite sur Lancer l'analyse.
Étape 2 : l'analyse
L'assistant lit les libellés de vos opérations, regroupe ceux qui reviennent et les rapproche de votre plan de catégories. Cela prend généralement moins d'une minute. Vous pouvez quitter la page : l'analyse continue en arrière-plan.
Étape 3 : quelques questions sur votre activité
Lorsque certaines opérations sont ambiguës, l'assistant vous quelques questions. Par exemple : « Ces virements correspondent-ils à des salaires ou à de la sous-traitance ? ». Pour chaque question, vous voyez combien d'opérations sont concernées et pouvez cliquer sur voir les opérations.
Choisissez l'une des catégories proposées, ou cliquez sur
Autrepour répondre librement et choisir vous-même la catégorie.Un champ facultatif vous permet d'ajouter toute précision utile : une entité liée, un client important, une particularité de votre activité…
Cliquez sur Continuer, ou sur Tout laisser décider si vous préférez que l'assistant tranche seul.
Étape 4 : les ajustements de catégories (si proposés)
L'assistant peut vous suggérer de créer, renommer ou supprimer certaines catégories, en expliquant pourquoi. Décochez celles qui ne vous conviennent pas, puis cliquez sur Confirmer ces catégories, ou sur Ne rien changer à mon arborescence.
⚠️ Les changements de catégories confirmés à cette étape sont appliqués immédiatement. Seuls les utilisateurs autorisés à modifier les catégories peuvent les valider.
Étape 5 : votre plan de catégorisation
Chez Okimia, la catégorisation repose sur des mots-clés : toute opération dont le libellé contient le mot-clé est rangée dans la catégorie associée, aujourd'hui comme à l'avenir. L'assistant vous présente donc une liste de règles, une par catégorie, avec :
les mots-clés proposés ;
un niveau de confiance : confiance élevée ou à confirmer ;
une icône en forme d'œil pour voir les transactions concernées.
Les propositions peuvent comporter des erreurs : parcourez-les et ne gardez que celles qui vous semblent justes. Pour chaque règle, vous pouvez :
la décocher pour l'écarter ;
cliquer sur
Voir et modifierpour changer la catégorie cible, ajuster les mots-clés (jusqu'à 4 par règle, qui doivent tous être présents dans le libellé), ou choisir d'appliquer aussi la règle à vos factures.
Un compteur vous indique combien de propositions sont retenues et quelle part de vos opérations elles couvrent.
Quand tout vous convient, cliquez sur Appliquer le plan.
Et ensuite ?
Chaque proposition retenue devient une règle de catégorisation. Elle est appliquée immédiatement à vos transactions et factures existantes, puis automatiquement à toutes les nouvelles. Votre dashboard est mis à jour.
Vous retrouvez et modifiez ces règles, comme toutes les autres, depuis la liste de vos règles sur la page Transactions. Pour en savoir plus sur les règles et leurs priorités, consultez Comment fonctionne la catégorisation des transactions ?
Une fois vos transactions catégorisées, vous pouvez générer votre prévisionnel en quelques clics avec le Prévisionnel IA.
Questions fréquentes
Puis-je relancer l'assistant plus tard ?
Oui, à tout moment depuis le bouton ✨ Catégorisation IA. Les fois suivantes, l'assistant se concentre sur les opérations encore non catégorisées et ne vous repose pas les questions auxquelles vous avez déjà répondu.
Que se passe-t-il si je clique sur « Plus tard » ?
Vous quittez l'assistant et la session en cours est abandonnée. Rien n'est appliqué, sauf les changements de catégories que vous auriez déjà confirmés à l'étape 4. Vous pourrez relancer une nouvelle analyse quand vous le souhaitez.
Certaines suggestions ne sont pas proposées, pourquoi ?
L'assistant écarte les suggestions qu'il juge peu pertinentes ; vous pouvez les consulter dans la rubrique « Suggestions non pertinentes ». Ces opérations restent catégorisables à la main.
Qui peut utiliser l'assistant ?
Les utilisateurs autorisés à gérer les règles de catégorisation (par défaut : administrateurs, Dirigeant et Employés).
Quelles données sont analysées ?
L'analyse est réalisée par un modèle d'intelligence artificielle hébergé dans l'Union européenne. Il ne reçoit pas vos relevés bancaires : seulement des mots-clés extraits des libellés de vos opérations (avec leur nombre d'occurrences et leur caractère récurrent), votre arborescence de catégories, quelques informations générales sur votre société (secteur d'activité, forme juridique…) et les réponses que vous donnez à l'assistant.