Pré-requis : l'intégration Zeendoc est disponible avec le plan Entreprise d'Okimia. La mise en place demande un administrateur Zeendoc, capable de créer un utilisateur et des recherches enregistrées sur votre armoire.
Okimia lit vos factures dans Zeendoc via le web service de votre armoire, une fois par jour, et les transforme en échéances dans votre prévisionnel de trésorerie. Cet article détaille ce que vous devez préparer côté Zeendoc et comment Okimia traite les documents qu'il récupère.
Principe de fonctionnement
Sens des échanges : Okimia lit les factures dans Zeendoc. En retour, il y écrit uniquement une date de suivi sur chaque facture importée (voir l'étape 4).
Fréquence : une synchronisation par jour, à 7h45 (heure de Paris). Une modification faite dans Zeendoc apparaît donc dans Okimia le lendemain matin.
Périmètre : les factures fournisseurs (décaissements) et les factures clients (encaissements). Chaque sens se configure séparément : vous pouvez n'en activer qu'un.
Sélection des documents : Okimia ne parcourt pas tout un classeur. Il exécute les recherches enregistrées que vous avez créées, et n'importe que leurs résultats.
Étape 1 : créer un utilisateur Zeendoc dédié
Créez un utilisateur réservé à Okimia (par exemple [email protected]) plutôt que d'utiliser un compte personnel.
Donnez-lui les droits de lecture et d'écriture sur le ou les classeurs qui contiennent vos factures. L'écriture sert à renseigner la date de suivi (étape 4).
Notez le nom de votre armoire : c'est la partie de l'adresse qui suit armoires.zeendoc.com/. Par exemple, pour armoires.zeendoc.com/acme/, le nom de l'armoire est acme.
💡 Pourquoi un utilisateur dédié ?
Okimia rouvre automatiquement sa session Zeendoc avec cet identifiant et ce mot de passe. Si le mot de passe change ou si l'utilisateur est désactivé, la synchronisation passe en erreur. Un compte dédié évite qu'un départ ou un changement de mot de passe personnel coupe l'intégration.
Étape 2 : créer les recherches enregistrées
Pour chaque sens (fournisseurs, clients), créez dans Zeendoc une recherche enregistrée par statut :
Factures en cours : les factures non réglées. Dans Okimia, elles apparaissent en cours, ou en retard si leur date d'échéance est dépassée. Le reste à payer est égal au montant TTC.
Factures payées : les factures réglées. Elles apparaissent payées dans Okimia, avec un reste à payer de 0 €.
Factures supprimées (optionnelle) : les factures à retirer d'Okimia, par exemple les factures annulées.
💡 Limitez la période couverte
Okimia lit les résultats des plus récents aux plus anciens (par date de création du document) et s'arrête à un nombre maximal de documents par recherche, fixé lors de la mise en place. Les documents au-delà de ce plafond ne sont pas importés. Filtrez vos recherches sur une période utile au prévisionnel, par exemple les 12 derniers mois.
Étape 3 : identifier les index à lire
Chaque client Zeendoc nomme ses index à sa façon : Okimia s'adapte à votre classeur. Pour chaque donnée ci-dessous, indiquez l'index qui la contient, avec son libellé et son nom technique Zeendoc (de la forme Custom_…).
Numéro de facture : affiché dans la liste des échéances Okimia.
Date de facture.
Date d'échéance : place la facture dans le prévisionnel et détermine si elle est en retard.
Montant HT, montant de TVA et montant TTC : le montant TTC est celui de l'échéance dans le prévisionnel.
Nom du fournisseur ou du client : devient le tiers de la facture dans Okimia.
Type de document (si vous gérez des avoirs) : voir plus bas le traitement des avoirs.
Étape 4 : prévoir les index de suivi
Okimia indique dans Zeendoc que chaque facture a bien été prise en compte. Après chaque synchronisation, il écrit la date du jour (au format JJ/MM/AAAA) dans un index de type date de chaque facture importée. Prévoyez deux index :
un index pour les factures en cours ou en retard ;
un autre index pour les factures payées.
Seul cet index est modifié : les autres données du document restent intactes. Si l'utilisateur Zeendoc n'a pas le droit d'écriture sur le classeur, Okimia n'écrit pas la date de suivi, mais importe quand même les factures.
Étape 5 : transmettre la configuration et connecter Zeendoc
Pré-remplissez vos paramètres dans le fichier Excel ci-dessous
Prenez rendez-vous avec Benjamin pour valider la configuration : 👉 Réserver un créneau