💡 Nota preliminare
EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) è il protocollo bancario utilizzato in Francia e in Germania per lo scambio di file tra un'azienda e la propria banca: estratti conto, bonifici bancari, addebiti diretti e operazioni in valuta. Esistono due varianti: EBICS T, che trasmette gli ordini senza firmarli, ed EBICS TS, che aggiunge una firma elettronica legalmente vincolante ai file trasmessi.
Questo articolo illustra in cosa si differenzia EBICS TS da EBICS T, in quali casi risulta utile e come Okimia lo implementa per consentirvi di emettere e firmare i vostri bonifici direttamente dall'applicazione.
EBICS T ED EBICS TS: QUAL È LA DIFFERENZA?
Entrambi i protocolli trasmettono gli stessi file di ordini bancari (in formato SEPA XML). L'unica differenza riguarda la firma elettronica richiesta dalla banca per autorizzare l'esecuzione dell'ordine.
EBICS T («Trasporto»): l'ordine viene inviato alla banca, ma la firma viene apposta separatamente, di norma tramite il portale web della banca da parte di una persona autorizzata. Il file transita attraverso Okimia, ma la validazione avviene al di fuori di Okimia.
EBICS TS («Trasporto e Firma»): la firma elettronica viene apposta direttamente in Okimia, prima della trasmissione del file alla banca. L'ordine arriva alla banca già firmato e può essere eseguito senza alcun passaggio aggiuntivo sul portale bancario.
In pratica, EBICS TS elimina un passaggio intermedio: preparate il bonifico, lo firmate e lo inviate alla banca senza uscire da Okimia.
PERCHÉ UTILIZZARE EBICS TS?
EBICS TS risponde a tre esigenze concrete dei dipartimenti finanziari.
Centralizzare la gestione e l'esecuzione dei pagamenti in un unico strumento. Senza EBICS TS, i vostri team devono alternare tra Okimia (per la preparazione e il monitoraggio) e i portali bancari (uno per banca, per la firma). Con EBICS TS, l'intero ciclo — preparazione, approvazione, firma, trasmissione — si svolge all'interno di Okimia.
Mettere in sicurezza la catena di validazione. La firma elettronica apposta in Okimia si basa su un dispositivo personale e nominativo. Ogni ordine reca la firma del proprio emittente, creando una pista di controllo completa. Il principio della doppia validazione (una persona prepara, un'altra firma) è integrato nel flusso di lavoro di Okimia.
Risparmiare tempo sui pagamenti ricorrenti. Per le aziende che emettono quotidianamente decine o centinaia di bonifici (stipendi, fornitori, rimborsi), eliminare il passaggio «accesso al portale bancario per firmare» rappresenta un risparmio di tempo significativo.
FIRMARE UN BONIFICO IN OKIMIA
Una volta preparato un bonifico (da una fattura, dalla schermata «Effettua un bonifico» o da un file XML caricato su Okimia — si veda la sezione successiva), questo appare nella scheda «Da validare» del modulo bonifici.
Per approvare un ordine, fate clic su di esso e confermate il pagamento. Okimia vi mostrerà quindi un riepilogo (importo, beneficiario, IBAN, impronta del file) e vi chiederà il PIN 3SKEY per firmare.
Una volta firmati, gli ordini passano alla scheda «In corso» in attesa di essere elaborati dalla banca, con il nome del firmatario visibile nella colonna «Validato da».
CARICARE UN FILE XML PER LA FIRMA IN BATCH
Per le aziende che generano i propri bonifici tramite un software paghe o un ERP, Okimia accetta il caricamento di file SEPA XML, sia manualmente dall'applicazione sia automaticamente tramite deposito FTP. Il file caricato appare nella scheda «Da validare» con l'indicazione «XML – Nome del file» come origine.
Una volta firmato tramite EBICS TS, l'intero lotto viene trasmesso alla banca come un unico ordine. Ciò evita di dover reinserire i bonifici in Okimia e preserva la tracciabilità end-to-end (software paghe → Okimia → banca).
COME OKIMIA GESTISCE LA FIRMA ELETTRONICA
Okimia si avvale della soluzione 3SKey, il dispositivo di firma elettronica emesso da SWIFT e riconosciuto da tutte le banche compatibili con EBICS TS in Europa.
3SKey è un certificato personale, nominativo e portabile, rilasciato dalla vostra banca su token USB o in versione software. Identifica in modo univoco il firmatario e garantisce l'integrità del file firmato. Okimia è partner software SWIFT, il che significa che la firma 3SKey è integrata nativamente nel flusso di validazione dei bonifici nell'applicazione, senza necessità di installare alcun software aggiuntivo.
Ogni firma genera un registro di controllo conservato da Okimia come prova del vostro ordine di pagamento.
💡 Perché 3SKey?
3SKey è lo standard di firma più ampiamente accettato dalle banche europee per EBICS TS. Scegliere 3SKey vi consente di firmare i vostri ordini con un unico certificato, indipendentemente dalla banca destinataria, a differenza delle soluzioni proprietarie emesse singolarmente da ciascuna banca.
SE IL VOSTRO TOKEN 3SKEY È ASSENTE O SCADUTO
Se tentate di firmare un bonifico senza avere una chiave 3SKEY registrata in Okimia, o se la vostra chiave è scaduta, verrà visualizzato un messaggio che indica che è necessaria una chiave precedentemente registrata per eseguire questa operazione.
👉 Cosa fare?
Se la vostra chiave 3SKEY non è ancora registrata in Okimia, contattate [email protected] per registrarla.
Se la vostra chiave è scaduta, rivolgetevi alla vostra banca per il rinnovo, quindi trasmettete il nuovo certificato al nostro supporto tecnico per l'aggiornamento.
QUALI SONO I REQUISITI LATO BANCA?
Per utilizzare EBICS TS in Okimia, la vostra banca deve:
Offrire il protocollo EBICS TS sul conto interessato (la maggior parte delle grandi banche francesi lo offre, ma l'attivazione non è sempre automatica);
Aver attivato il contratto EBICS TS per la vostra azienda e dichiarato gli utenti autorizzati a firmare;
Riconoscere il certificato 3SKey del o dei firmatari (la registrazione del certificato presso la banca è una procedura separata rispetto all'abbonamento a Okimia).
Questi passaggi rientrano nel vostro rapporto con la vostra banca. Una volta attivo il contratto EBICS TS e registrati i certificati 3SKey, l'attivazione sul lato Okimia richiede solo pochi minuti.
Ora che sapete cos'è EBICS TS e perché utilizzarlo, scoprite presto come attivarlo in Okimia!