💡 Vorbemerkung
EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) ist das Bankprotokoll, das in Frankreich und Deutschland für den Dateiausstausch zwischen einem Unternehmen und seiner Bank verwendet wird: Kontoauszüge, Überweisungen, Lastschriften und Devisengeschäfte. Es gibt zwei Varianten: EBICS T, das Aufträge ohne Signatur überträgt, und EBICS TS, das den übermittelten Dateien eine rechtlich verbindliche elektronische Signatur hinzufügt.
Dieser Artikel erläutert, wie sich EBICS TS von EBICS T unterscheidet, in welchen Fällen es sinnvoll ist und wie Okimia es umsetzt, damit Sie Ihre Überweisungen direkt in der Anwendung ausstellen und signieren können.
EBICS T UND EBICS TS: WAS IST DER UNTERSCHIED?
Beide Protokolle übertragen dieselben Bankauftragsdateien (im SEPA-XML-Format). Der einzige Unterschied liegt in der elektronischen Signatur, die die Bank zur Genehmigung der Auftragsausführung verlangt.
EBICS T („Transport"): Der Auftrag wird an die Bank übermittelt, die Signatur wird jedoch separat angebracht – in der Regel über das Webportal der Bank durch eine autorisierte Person. Die Datei wird über Okimia weitergeleitet, die Validierung erfolgt jedoch außerhalb von Okimia.
EBICS TS („Transport & Signature"): Die elektronische Signatur wird direkt in Okimia angebracht, bevor die Datei an die Bank übermittelt wird. Der Auftrag gelangt bereits signiert zur Bank und kann ohne weiteren Schritt im Bankportal ausgeführt werden.
In der Praxis entfällt mit EBICS TS ein Zwischenschritt: Sie bereiten die Überweisung vor, signieren sie und übermitteln sie an die Bank – ohne Okimia zu verlassen.
WARUM EBICS TS VERWENDEN?
EBICS TS begegnet drei konkreten Anforderungen von Finanzabteilungen.
Steuerung und Ausführung von Zahlungen in einem einzigen Tool zentralisieren. Ohne EBICS TS müssen Ihre Teams zwischen Okimia (für Vorbereitung und Überwachung) und den Bankportalen (eines pro Bank, für die Signatur) wechseln. Mit EBICS TS findet der gesamte Ablauf – Vorbereitung, Genehmigung, Signatur, Übermittlung – innerhalb von Okimia statt.
Die Genehmigungskette absichern. Die in Okimia angebrachte elektronische Signatur basiert auf einem persönlichen, namentlichen Gerät. Jeder Auftrag trägt die Signatur seines Ausstellers, was eine vollständige Prüfspur erzeugt. Ein Vier-Augen-Prinzip (eine Person bereitet vor, eine andere signiert) ist in den Okimia-Workflow integriert.
Zeit bei wiederkehrenden Zahlungen sparen. Für Unternehmen, die täglich Dutzende oder Hunderte von Überweisungen ausstellen (Gehälter, Lieferanten, Rückerstattungen), bedeutet der Wegfall des Schritts „Anmeldung im Bankportal zum Signieren" eine erhebliche Zeitersparnis.
EINE ÜBERWEISUNG IN OKIMIA SIGNIEREN
Sobald eine Überweisung vorbereitet wurde (aus einer Rechnung, über den Bildschirm „Überweisung durchführen" oder aus einer in Okimia hochgeladenen XML-Datei – siehe nächster Abschnitt), erscheint sie im Tab „Zu validieren" Ihres Überweisungsmoduls.
Um einen Auftrag zu genehmigen, klicken Sie darauf und bestätigen die Zahlung. Okimia zeigt Ihnen dann eine Zusammenfassung (Betrag, Empfänger, IBAN, Datei-Fingerabdruck) an und fordert Sie zur Eingabe Ihrer 3SKEY-PIN zum Signieren auf.
Nach der Signatur wechseln die Aufträge in den Tab „In Bearbeitung", wo sie auf die Verarbeitung durch die Bank warten – mit dem Namen des Unterzeichners in der Spalte „Validiert von".
EINE XML-DATEI FÜR DIE STAPELSIGNIERUNG HOCHLADEN
Für Unternehmen, die ihre Überweisungen aus einer Lohnbuchhaltungssoftware oder einem ERP generieren, akzeptiert Okimia den Upload von SEPA-XML-Dateien – entweder manuell über die Anwendung oder automatisch per FTP-Einlieferung. Die hochgeladene Datei erscheint im Tab „Zu validieren" mit der Bezeichnung „XML – Dateiname" als Quelle.
Nach der Signatur über EBICS TS wird der gesamte Stapel als ein einziger Auftrag an die Bank übermittelt. Dies vermeidet eine erneute Erfassung der Überweisungen in Okimia und gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit (Lohnbuchhaltungssoftware → Okimia → Bank).
WIE OKIMIA DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR HANDHABT
Okimia stützt sich auf die 3SKey-Lösung, das von SWIFT herausgegebene elektronische Signaturgerät, das von allen EBICS-TS-kompatiblen Banken in Europa anerkannt wird.
3SKey ist ein persönliches, namentliches und portables Zertifikat, das von Ihrer Bank auf einem USB-Token oder in Softwareform ausgestellt wird. Es identifiziert den Unterzeichner eindeutig und gewährleistet die Integrität der signierten Datei. Okimia ist SWIFT-Softwarepartner, was bedeutet, dass die 3SKey-Signatur nativ in den Überweisungsvalidierungsablauf der Anwendung integriert ist – ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.
Jede Signatur erzeugt ein Prüfprotokoll, das von Okimia als Nachweis Ihres Zahlungsauftrags aufbewahrt wird.
💡 Warum 3SKey?
3SKey ist der Signaturstandard, der von europäischen Banken für EBICS TS am weitesten akzeptiert wird. Die Wahl von 3SKey ermöglicht es Ihnen, Aufträge mit einem einzigen Zertifikat zu signieren – unabhängig von der Empfängerbank –, im Gegensatz zu proprietären Lösungen, die von jeder Bank einzeln ausgegeben werden.
WENN IHR 3SKEY-TOKEN FEHLT ODER ABGELAUFEN IST
Wenn Sie versuchen, eine Überweisung zu signieren, ohne dass ein 3SKEY-Schlüssel in Okimia registriert ist, oder wenn Ihr Schlüssel abgelaufen ist, erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass ein zuvor registrierter Schlüssel für diese Aktion erforderlich ist.
👉 Was ist zu tun?
Wenn Ihr 3SKEY-Schlüssel noch nicht in Okimia registriert ist, wenden Sie sich an [email protected], um ihn zu registrieren.
Wenn Ihr Schlüssel abgelaufen ist, wenden Sie sich an Ihre Bank zur Erneuerung und übermitteln Sie das neue Zertifikat anschließend unserem technischen Support zur Aktualisierung.
WELCHE VORAUSSETZUNGEN BESTEHEN AUF BANKSEITE?
Um EBICS TS in Okimia zu nutzen, muss Ihre Bank:
Das EBICS-TS-Protokoll für das betreffende Konto anbieten (die meisten großen französischen Banken unterstützen es, aber die Aktivierung erfolgt nicht immer automatisch);
Den EBICS-TS-Vertrag für Ihr Unternehmen aktiviert und die zur Unterzeichnung berechtigten Nutzer gemeldet haben;
Das 3SKey-Zertifikat des oder der Unterzeichner anerkennen (die Registrierung des Zertifikats bei der Bank ist ein separater Vorgang gegenüber dem Okimia-Abonnement).
Diese Schritte fallen in den Bereich Ihrer Beziehung zu Ihrer Bank. Sobald der EBICS-TS-Vertrag aktiv und die 3SKey-Zertifikate registriert sind, dauert die Aktivierung auf Okimia-Seite nur wenige Minuten.
Jetzt, da Sie wissen, was EBICS TS ist und warum Sie es verwenden sollten, erfahren Sie demnächst, wie Sie es in Okimia aktivieren!